Sistem kawalan dokumen dan rekod memastikan setiap prosedur OSH sentiasa dikemas kini, sah, dan mudah diakses sebagai bukti pematuhan undang-undang serta rujukan kritikal semasa audit atau siasatan insiden.
Dokumen dan Rekod
Sistem Pengurusan Dokumentasi KKPA perlu melibatkan :
- Dasar (Halatuju Organisasi) dan Objektif (Sasaran Unit/Jabatan yang boleh diukur).
- Skop Sistem Pengurusan KKPA – Skop industri dan proses yang terlibat dalam KKPA.
- Elemen – elemen sistem pengurusan KKPA dan hubungan antara elemen dengan elemen yang lain serta dirujuk kepada dokumen berkaitan.
- Keperluan dokumen dan rekod yang perlu dipenuhi berdasarkan Sistem Pengurusan KKPA.
- Penentuan dokumen dan rekod yang diperlukan sahaja mengikut jenis industri bagi memastikan keberkesanan perancangan, operasi dan kawalan proses KKPA dan bagaimana risiko KKPA dikendalikan.
Adalah penting ditekankan di sini bahawa semua dokumentasi yang diwujud dan disenggarakan adalah tertakluk pada tahap kerumitan (kompleks), hazad dan risiko industri masing-masing bagi memastikan keberkesanan dan kecekapan sistem.
Dokumen
Organisasi perlu mewujudkan satu prosedur yang menerangkan
mengenai:
- Kelulusan dan kecukupan isi kandungan dokumen sebelum ianya diaplikasikan.
- semakan dan pengemaskinian.
- Memastikan sebarang semakan disusuli dengan pertukaran nombor rujukan dan memaparkan status dokumen berkenaan – samada “sedang disemak”, “diluluskan”, “diluputkan” dsb.
- Memastikan versi dokumen yang terkini sahaja pada semua lokasi yang berkaitan semasa ianya digunakan.
- Memastikan dokumen adalah sah dan E mudah dikenalpasti.
- Memastikan dokumen luaran (seperti dari klien, badan persijilan, piawaian dsb.) dikenalpasti, dikawal dan disimpan dengan sempurna.
- Tidak menggunakan dokumen yang telah luput tempohnya.
- Dokumen yang luput tetapi masih disimpan untuk tujuan seperti perundangan dan bukti perlu diasingkan simpanannya.
Rekod
Kawalan rekod yang diperlukan umpamanya borang, senarai semak dsb. Rekod berfungsi sebagai bukti bahawa sistem KKPA telah dijalankan dengan baik.
Organisasi perlu mewujud dan menyenggarakan rekod bagi mendemonstrasikan kepatuhan terhadap keperluan perundangan dan piawaian.
Satu prosedur perlu diadakan bagi mengenalpasti, menyimpan, melindungi serta pelupusan rekod. Semua rekod mestilah sah, dapat dikenalpasti dan mudah dikesan.
Pengajaran
Mendapat pensijilan ISO 45001 dan ISO 14001 bukan tiket kepada kekebalan melanggar undang-undang. Bahkan ia sepatutnya bersifat sebaliknya. Ada pensijilan, pematuhan undang-undang akan lagi tip-top!